Procedura d'elezione

Perché si rendono necessarie elezioni per il rinnovo del consiglio di fondazione?
Il mandato del consiglio di fondazione in carica dura quattro anni e termina il 30 giugno 2027. Per il nuovo mandato dal 1° luglio 2027 al 30 giugno 2031 verranno pertanto eletti i nuovi rappresentanti dei dipendenti e dei datori di lavoro.

Chi può votare?
Hanno diritto di voto i membri delle commissioni amministrative a composizione paritetica delle opere di previdenza affiliate alla Fondazione collettiva Swiss Life per il 2° pilastro. I rappresentanti dei dipendenti nel consiglio di fondazione vengono eletti dai rappresentanti dei dipendenti delle commissioni amministrative, mentre i rappresentanti del datore di lavoro vengono eletti dai rappresentanti del datore di lavoro delle commissioni amministrative. 

Chi effettua le elezioni a nome del consiglio di fondazione?
Il consiglio di fondazione ha incaricato Swiss Life SA, quale gerente della fondazione, dell’organizzazione e dello svolgimento delle elezioni per il rinnovo.

L’autorità di vigilanza competente è stata informata in merito alle elezioni per il rinnovo?
Sì. L’autorità di vigilanza della fondazione, ovvero BVG- und Stiftungsaufsicht Tessin, Ostschweiz und Zürich (ATIOZ), è a conoscenza del regolamento elettorale in vigore. Le elezioni per il rinnovo si svolgono in base al presente regolamento.

Quando si tengono le elezioni per il rinnovo e come vengono informati gli aventi diritto di voto?
A settembre 2026 i membri delle commissioni amministrative degli istituti di previdenza affiliati verranno informati per iscritto in merito alle elezioni per il rinnovo e alla proposta d’elezione del consiglio di fondazione in carica. Ulteriori candidature possono essere inoltrate al più tardi entro il 9 ottobre 2026.
Se non vengono inoltrate ulteriori candidature, le persone proposte saranno considerate elette nell’ambito di un’elezione tacita.
Se giungono ulteriori candidature, ha luogo un’elezione elettronica a scrutinio segreto. Affinché sia possibile partecipare, i rappresentanti dei dipendenti e del datore di lavoro della commissione amministrativa devono iscriversi alle liste elettorali al più tardi entro il 9 ottobre 2026.
L’elezione elettronica si terrà presumibilmente dal 21 ottobre 2026 al 18 novembre 2026, alle ore 12.00. In seguito verrà effettuato lo spoglio dei voti e stabilito il risultato elettorale.

Quali sono i compiti del consiglio di fondazione?
Conformemente alla legge e al regolamento, il consiglio di fondazione assume l’alta direzione della fondazione. Provvede all’adempimento dei compiti legali, stabilisce gli obiettivi e i principi strategici della fondazione e ne sorveglia l’attuazione. Le sue mansioni principali comprendono in particolare:

• vigilanza dell’attività della fondazione e della gestione d’affari
• monitoraggio dei compiti svolti da Swiss Life su incarico della fondazione
• approvazione del conto annuale 
• elezione dell’ufficio di revisione
• elezione del perito in materia di previdenza professionale
• Garanzia della stabilità finanziaria della fondazione

Quanto tempo richiede un mandato in seno al consiglio di fondazione?
L’attività comprende in particolare:

• Due sedute ordinarie del consiglio di fondazione all’anno (in loco presso Swiss Life SA)
• Fino a due ulteriori sedute del consiglio di fondazione all’anno tramite videoconferenza
• deliberazioni per via circolare
• Formazione di base di due giorni (gratuita)
• Un evento del consiglio di fondazione di una giornata all’anno
• Formazione facoltativa di mezza giornata (annuale)

Il mandato del consiglio di fondazione viene remunerato?
Sì. Il mandato del consiglio di fondazione viene remunerato in base al carico di lavoro. I membri del consiglio di fondazione ricevono annualmente un certificato di salario per la loro dichiarazione d’imposta.

Perché il consiglio di fondazione propone i candidati?
Conformemente al regolamento elettorale, il consiglio di fondazione in carica presenta una candidatura. In questo contesto si tiene conto, nel limite del possibile, di una rappresentanza equilibrata delle opere di previdenza affiliate, delle regioni linguistiche nonché dei dipendenti e dei datori di lavoro. 
La disponibilità alla rielezione di attuali membri del consiglio di fondazione contribuisce inoltre alla continuità e all’elevata qualità operativa dell’organo.

Tra i rappresentanti dei dipendenti proposti ve ne sono alcuni con responsabilità dirigenziali. Perché?
Non dipende unicamente dalla sua funzione dirigenziale se una persona è considerata rappresentante dei dipendenti o rappresentante del datore di lavoro. Al contrario, è determinante se la persona interessata, in base alla sua posizione, può costituire o rappresentare in modo determinante la volontà dell’impresa. Di regola, ciò riguarda i membri della direzione o persone con poteri decisionali analoghi. La sola funzione dirigenziale non esclude quindi automaticamente la candidatura a rappresentante dei dipendenti.

Cosa succede se non vengono inoltrate ulteriori candidature?
Se non vengono presentate ulteriori candidature, saranno considerati eletti le candidate e i candidati proposti dal consiglio di fondazione in carica. In questo caso non ha luogo alcuna elezione elettronica. Si parla di elezione tacita. 

Cosa occorre osservare se devono essere inoltrate ulteriori candidature?
Per singola opera di previdenza è possibile proporre rispettivamente una persona quale rappresentante dei dipendenti e una quale rappresentante del datore di lavoro. Per candidarsi sono necessari i seguenti documenti:

• Il modulo di candidatura deve essere debitamente compilato
• Breve motivazione 
• attuale estratto del casellario giudiziale (risalente a meno di tre mesi)
• estratto aggiornato del registro delle esecuzioni (risalente a meno di tre mesi)

La fondazione può richiedere ulteriori documenti o informazioni, se necessario per la verifica delle condizioni per la nomina. Le candidature possono essere inoltrate al più tardi entro il 9 ottobre 2026.

Chi è eleggibile nel consiglio di fondazione?
Sono determinanti le disposizioni del regolamento elettorale. Come membri o membri supplenti del consiglio di fondazione sono eleggibili esclusivamente persone attive professionalmente che godono di una buona reputazione e che garantiscono una gestione ineccepibile degli affari.

Sono eleggibili alla carica di rappresentanti dei dipendenti:

• Dipendenti assicurati presso la fondazione il cui luogo di lavoro si trovi in Svizzera
• Persone con un rapporto di lavoro non disdetto e a tempo indeterminato presso un datore di lavoro affiliato
• Non sono eleggibili le persone che svolgono la funzione di rappresentante del datore di lavoro all’interno della commissione amministrativa.

Sono eleggibili alla carica di rappresentanti dei datori di lavoro:

• Persone assicurate presso la fondazione il cui luogo di lavoro si trovi in Svizzera e il cui rapporto di lavoro presso un datore di lavoro affiliato non sia disdetto e a tempo indeterminato
• Indipendenti che sono assicurati insieme ai loro dipendenti presso la fondazione
• Non sono eleggibili le persone che svolgono la funzione di rappresentante dei dipendenti all’interno della commissione amministrativa.

Poiché la lingua in cui si svolgono la corrispondenza e le riunioni è il tedesco, è consigliabile avere buone conoscenze del tedesco.

Perché per ogni opera di previdenza sono ammessi solo un candidato dei dipendenti e uno dei datori di lavoro?
Questa regolamentazione contribuisce a garantire che le opere di previdenza affiliate siano adeguatamente rappresentate e che singole grandi opere di previdenza non possano influire sproporzionatamente sulla composizione del consiglio di fondazione rispetto a quelle più piccole.

Quanti candidati posso votare?
L’elezione dei rappresentanti dei dipendenti e dei datori di lavoro avviene in cerchie separate. Per il mandato 2027-2031 devono essere eletti nel consiglio di fondazione tre rappresentanti dei dipendenti e tre  rappresentanti dei datori di lavoro. Pertanto, per singola cerchia possono essere eletti al massimo tre candidati. Se questo numero viene superato, il sistema elettorale invita l’elettore a ridurre  proporzionalmente la selezione.

Perché gli aventi diritto di voto devono registrarsi?
Se giungono ulteriori candidature, l’elezione si svolge elettronicamente. I dati d’accesso per il portale delle elezioni vengono inviati esclusivamente agli aventi diritto di voto registrati. Pertanto, i rappresentanti dei dipendenti e del datore di lavoro della commissione amministrativa devono iscriversi prima nel registro degli elettori.

Perché il consiglio di fondazione punta sul voto elettronico?
Da molti anni le elezioni per il rinnovo del consiglio di amministrazione si svolgono elettronicamente. La procedura si è dimostrata efficiente, affidabile e facile da usare. In questo modo è possibile rinunciare all’invio e al rinvio dei documenti elettorali cartacei.

Ho bisogno di conoscenze tecniche particolari?
No. L’utilizzo del portale delle elezioni è semplice e facile da usare. Le singole fasi vengono spiegate in modo comprensibile e possono essere effettuate con un computer, un tablet o uno smartphone.

Come avviene l’identificazione degli aventi diritto di voto?
Per la partecipazione viene utilizzata una procedura di autenticazione a più livelli. Le persone aventi diritto di voto registrate riceveranno i dati d’accesso necessari e il relativo codice d’accesso (TAN). Solo dopo la verifica, con esito positivo, di questi dati sarà possibile accedere al voto elettronico.

Come si assicura che ogni persona avente diritto di voto possa votare una sola volta?
Una volta avvenuta l’iscrizione e votazione, la partecipazione viene annotata nel registro degli elettori. Il sistema esclude una nuova votazione.

Per il voto elettronico occorre installare un software?
No. Non è necessario alcun software aggiuntivo per partecipare. Le elezioni si svolgono tramite un portale elettorale basato sul web con gli usuali browser Internet su computer, tablet o smartphone.

Posso esprimere il mio voto in altro modo dopo la scadenza del termine elettorale?
No. Trascorso il termine di votazione stabilito, non sarà più possibile votare.

Come viene garantito l’anonimato del voto?
Il registro degli elettori e l’urna elettronica sono tecnicamente separate. Pertanto, il voto espresso non può essere attribuito a un avente diritto di voto. È garantita la votazione anonima.

I dati contrattuali o aziendali vengono trasmessi a terzi?
Ad eccezione delle indicazioni necessarie per lo svolgimento dell’elezione, i dati contrattuali o delle ditte non vengono trasmessi a enti esterni. Il numero di contratto di Swiss Life serve esclusivamente all’attribuzione univoca di un’opera di previdenza nel processo elettorale.

Perché Swiss Life collabora con POLYAS?
Per lo svolgimento del voto elettronico Swiss Life si avvale della comprovata soluzione di voto elettronico di POLYAS. L’azienda vanta un’esperienza pluriennale nel settore delle elezioni e votazioni digitali e soddisfa elevati requisiti in materia di sicurezza, confidenzialità e tracciabilità.

Come vengono utilizzati i dati del modulo di candidatura e gli estratti del casellario giudiziale e del registro delle esecuzioni?
I dati personali rilevati nel modulo di candidatura e gli estratti del registro inoltrati vengono utilizzati esclusivamente per verificare i requisiti per la nomina. In caso di candidatura valida, sul portale delle elezioni saranno pubblicate le seguenti informazioni:

• Nome e cognome
• Anno di nascita
• Domicilio
• Opera di previdenza
• Professione
• Motivazione personale

Per lo svolgimento del voto elettronico, i dati necessari vengono trasmessi al fornitore di servizi esterno POLYAS. L’accesso ai dati ampliati relativi alla candidatura e agli estratti del registro è riservato  esclusivamente alle collaboratrici e ai collaboratori della gestione delle fondazioni di Swiss Life incaricati dell’organizzazione elettorale. I documenti verranno cancellati al più tardi il 31 dicembre 2026.
Ulteriori informazioni sulla protezione dei dati sono disponibili all’indirizzo: www.swisslife.ch/privacy-contract 

Cosa succede se un membro eletto del consiglio di fondazione cambia categoria?
I cambiamenti della funzione in seno a un’impresa non si ripercuotono necessariamente sul mandato nel corso del mandato. Tuttavia, se un cambiamento comporta che non sono più soddisfatti i presupposti per l’appartenenza alla cerchia elettorale eletta, la persona in questione lascia il consiglio di fondazione. In tal caso subentra un membro supplente.

Qual è la funzione dei membri supplenti? 
Oltre ai membri ordinari vengono eletti o designati anche i membri supplenti. In caso di dimissione di un membro del consiglio di fondazione nel corso del mandato, subentra il rispettivo membro supplente e rileva il mandato per il rimanente mandato. In questo modo viene garantita lacomposizione paritetica del consiglio di fondazione.

POLYAS Schweiz GmbH, con sede a San Gallo, sostiene Swiss Life da molti anni nello svolgimento delle elezionielettroniche.

Grazie alla soluzione per il voto elettronico, le elezioni si svolgeranno in modo sicuro, comprensibile ed efficiente tramite Internet. Pertanto, vengono soddisfatti elevati requisiti in materia di protezione dei dati, sicurezza delle informazioni e riservatezza del voto.