Procédure d'élection

Pourquoi des élections de renouvellement sont-elles nécessaires?
Le mandat du conseil de fondation en exercice est de quatre ans et prendra fin le 30 juin 2027. Par  conséquent, les représentants des salariés et les représentants des employeurs seront élus pour le nouveau mandat allant du 1er juillet 2027 au 30 juin 2031.

Qui a le droit de vote?
Sont autorisés à participer au scrutin les membres des commissions de gestion paritaires des œuvres de prévoyance affiliées à la Fondation collective Swiss Life pour le 2e pilier. Les représentants des salariés au conseil de fondation sont élus par les représentants des salariés des commissions de gestion, les représentants des employeurs par les représentants des commissions de gestion.

Qui organise les élections au nom du conseil de fondation?
Le conseil de fondation a chargé Swiss Life SA, en tant que gérante de la fondation, d’organiser et de mener les élections de renouvellement.

L’autorité de surveillance compétente a-t-elle été informée des élections de renouvellement?
Oui. L’autorité de surveillance de la fondation, à savoir l’Autorité de surveillance des fondations et des fondations du Tessin, de la Suisse orientale et de Zurich (ATIOZ), a connaissance du règlement électoral en vigueur. Les élections de renouvellement seront organisées sur la base du présent règlement.

Quand les élections de renouvellement auront-elles lieu et comment les électrices et électeurs seront-ils informés?
En septembre 2026, les membres des commissions de gestion des œuvres de prévoyance affiliées seront informés par écrit des élections de renouvellement et de la proposition de vote du conseil de fondation en exercice.
Des candidatures supplémentaires peuvent être soumises d’ici le 9 octobre 2026 au plus tard. Si aucune autre candidature n’est soumise, les personnes proposées sont considérées comme élues dans le cadre d’une élection tacite.
Si d’autres candidatures sont déposées, un scrutin électronique secret aura lieu. Pour que la participation soit possible, les représentantes et représentants des salariés et des employeurs au sein de la commission de gestion doivent s’inscrire sur la liste électorale d’ici le 9 octobre 2026 au plus tard.
Le scrutin électronique est prévu pour avoir lieu du 21 octobre 2026 au 18 novembre 2026, 12h00. Les voix seront ensuite dépouillées et les résultats du vote, constatés.

Quelles sont les tâches du conseil de fondation?
Conformément à la loi et au règlement, le conseil de fondation assume la direction suprême de la fondation. Il veille à l’exécution des tâches légales, définit les objectifs et principes stratégiques de la fondation et surveille leur mise en œuvre. Les principales tâches qui lui incombent sont notamment les suivantes:

• Surveillance des activités de la fondation et de la gestion des affaires
• Surveillance des tâches assumées par Swiss Life sur mandat de la fondation
• approbation des comptes annuels
• élection de l’organe de révision
• Choix de l’expert en matière de prévoyance professionnelle
• Garantie de la stabilité financière de la fondation

Combien de temps faut-il pour exercer un mandat au sein d’un conseil de fondation?
L’activité comprend notamment:

• Deux réunions ordinaires du conseil de fondation par an (sur place chez Swiss Life SA)
• Jusqu’à deux séances supplémentaires du conseil de fondation par an par vidéoconférence
• Décisions prises par voie de circulaire
• Formation de base de deux jours (gratuite)
• Une manifestation du conseil de fondation d’une journée par an
• Formation continue facultative d’une demi-journée (par an)

Le mandat de membre de conseil de fondation est-il rémunéré?
Oui. Le mandat de membre de conseil de fondation est rémunéré en fonction de la charge de travail. Les membres du conseil de fondation reçoivent chaque année un certificat de salaire pour leur déclaration d’impôt.

Pourquoi le conseil de fondation soumet-il une proposition de vote?
Conformément au règlement électoral, le conseil de fondation en fonction établit une proposition de vote. Dans la mesure du possible, il est tenu compte d’une représentation équilibrée des œuvres de prévoyance affiliées, des régions linguistiques ainsi que des représentants des salariés et des employeurs.
La disposition des membres actuels du conseil de fondation à être réélus contribue en outre à assurer la continuité et la haute qualité du travail de l’organe.

Parmi les représentants des salariés proposés se trouvent des personnes avec des responsabilités de gestion. Pourquoi?
Le fait qu’une personne soit considérée comme représentante des salariés ou représentante de l’employeur ne dépend pas uniquement de sa fonction dirigeante. Ce qui est déterminant, c’est de savoir si la personne concernée, de par sa position, est en mesure de former ou de représenter de manière déterminante la volonté de l’entreprise. En règle générale, cela concerne les membres de la direction ou des personnes jouissant d’un pouvoir décisionnel comparable. Une fonction dirigeante à elle seule n’exclut donc pas automatiquement une candidature au poste de représentant des salariés.

Que se passe-t-il si aucune autre candidature n’est soumise?
Si aucune autre candidature n’est soumise, les candidates et candidats proposés par le conseil de fondation en exercice sont considérés comme élus. Dans ce cas, il n’y aura pas d’élection électronique. On parle d’élection tacite.

A quoi faut-il veiller si des candidatures supplémentaires doivent être soumises?
Chaque œuvre de prévoyance peut proposer une personne comme représentante des salariés et une comme représentante des employeurs. Les documents suivants sont requis pour se présenter:

• Formulaire de candidature dûment rempli
• Brève explication de la motivation
• Extrait à jour du casier judiciaire (datant de moins de trois mois)
• Extrait à jour du registre des poursuites (datant de moins de trois mois)

La fondation peut exiger d’autres documents ou informations dans la mesure où cela est nécessaire à l’examen des conditions d’élection. Les candidatures peuvent être soumises jusqu’au 9 octobre 2026 au plus tard.

Qui est éligible au conseil de fondation?
Les dispositions du règlement électoral s’appliquent. Seules sont éligibles en tant que membres ou membres suppléants du conseil de fondation les personnes exerçant une activité professionnelle jouissant d’une bonne réputation et offrant les garanties d’une activité irréprochable.

Sont éligibles comme représentants des salariés:

• es salariés assurés auprès de la fondation et dont le lieu de travail se trouve en Suisse
• Personnes bénéficiant d’un contrat de travail à durée indéterminée et non résilié auprès d’un employeur affilié
• Ne sont pas éligibles les personnes représentant les employeurs au sein de la commission de gestion.

Sont éligibles comme représentants de l’employeur:

• les personnes assurées auprès de la fondation dont le lieu de travail se trouve en Suisse et qui bénéficient d’un contrat de travail à durée indéterminée non résilié avec un employeur affilié
• les personnes indépendantes assurées auprès de la fondation avec leurs salariés
• Ne sont pas éligibles les personnes représentant les salariés au sein de la commission de gestion.

Etant donné que la langue de correspondance et de réunion est l’allemand, de bonnes connaissances de l’allemand sont un atout.

Pourquoi une seule personne candidate est-elle autorisée par œuvre de prévoyance?
Cette règle contribue à ce que les œuvres de prévoyance affiliées soient représentées de manière appropriée et à ce que certaines grandes œuvres de prévoyance ne puissent pas exercer une influence disproportionnée sur la composition du conseil de fondation par rapport aux petites.

Combien de personnes puis-je voter?
L’élection des représentants des salariés et celle des représentants des employeurs ont lieu dans des cercles électoraux séparés. Pour le mandat 2027 à 2031, trois représentants des salariés et trois représentants des employeurs doivent être élus au conseil de fondation. Il est donc possible d’élire au maximum trois candidats par circonscription électorale. Si ce nombre est dépassé, le système électoral invite l’électrice ou l’électeur à réduire sa sélection en conséquence.

Pourquoi les électeurs doivent-ils s’inscrire?
Si des candidatures supplémentaires sont soumises, l’élection aura lieu par voie électronique. Les données d’accès au portail électoral sont envoyées exclusivement aux électrices et électeurs enregistrés. C’est pourquoi les représentantes et représentants des salariés et des employeurs de la commission de gestion doivent s’inscrire préalablement sur la liste électorale.

Pourquoi le conseil de fondation mise-t-il sur l’e-voting?
Les élections de renouvellement se déroulent par voie électronique depuis de nombreuses années. Le processus s’est avéré efficace, fiable et convivial. Ce faisant, il est possible de renoncer à l’envoi et au renvoi des documents électoraux au format papier.

Ai-je besoin de connaissances techniques particulières?
Non. L’utilisation du portail électoral est simple et conviviale. Les différentes étapes sont expliquées de manière claire et peuvent être effectuées à l’aide d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone.

Comment l’identité des électeurs est-elle vérifiée?
Une procédure d’authentification à plusieurs niveaux est utilisée pour la participation. Les électrices et électeurs enregistrés recevront les données d’accès nécessaires ainsi que le code d’accès correspondant (TAN). Ce n’est qu’une fois ces données vérifiées que l’accès au vote électronique sera possible.

Comment garantir que chaque personne disposant du droit de vote ne puisse voter qu’une seule fois?
Une fois l’inscription et le vote effectués, la participation est mentionnée sur la liste électorale. Le système exclut tout nouveau vote.

Dois-je installer un logiciel pour le vote électronique?
Non. Aucun logiciel supplémentaire n’est requis pour participer. Le vote a lieu via un portail électoral en ligne et peut être effectué à l’aide des principaux navigateurs Internet sur ordinateur, tablette ou smartphone.

A l’expiration du délai de vote, puis-je voter d’une autre manière?
Non. A l’expiration du délai de vote fixé, il n’est plus possible de voter.

Comment l’anonymat du vote est-il garanti?
La liste électorale et l’urne électronique sont techniquement séparées l’une de l’autre. Par conséquent, le vote ne peut être attribué à une personne disposant du droit de vote. Le vote anonyme est garanti.

Des données contractuelles ou d’entreprise sont-elles transmises à des tiers?
Aucune donnée contractuelle ou d’entreprise n’est transmise à des services externes, à l’exception des informations nécessaires à la tenue de l’élection. Le numéro de contrat Swiss Life sert exclusivement à attribuer de manière univoque une œuvre de prévoyance dans le cadre d’un processus électoral.

Pourquoi Swiss Life collabore-t-elle avec POLYAS?
Pour l’organisation du vote électronique, Swiss Life a recours à la solution éprouvée de POLYAS. L’entreprise dispose d’une longue expérience dans le domaine des élections et du scrutin numériques et répond à des exigences élevées en matière de sécurité, de confidentialité et de traçabilité.

Comment les données du formulaire de candidature et les extraits du casier judiciaire et du registre des poursuites sont-ils utilisés?
Les données personnelles saisies dans le formulaire de candidature ainsi que les extraits de registre remis sont utilisés exclusivement aux fins de l’examen des conditions de vote. Si une candidature est valable, les informations suivantes seront publiées sur le portail électoral:

• Prénom et nom
• Année de naissance
• Lieu de domicile
• Œuvre de prévoyance
• Profession
• Motivation personnelle

Pour le déroulement du vote électronique, les données nécessaires seront transmises au prestataire externe POLYAS. Seuls les collaborateurs de la Gestion des fondations de Swiss Life chargés de l’organisation des élections ont accès aux données de candidature élargies et aux extraits du registre.
Les documents seront supprimés d’ici le 31 décembre 2026 au plus tard. Vous trouverez de plus amples informations sur la protection des données à l’adresse suivante: www.swisslife.ch/privacy-contract

Que se passe-t-il lorsqu’un membre élu du conseil de fondation change de catégorie?
Les changements de fonction au sein d’une entreprise pendant la durée du mandat en cours n’ont pas forcément de répercussions sur le mandat. Si, en raison d’un changement, les conditions d’appartenance au cercle d’électeurs élu ne sont plus remplies, la personne concernée se retire du conseil de fondation. Dans ce cas, un membre suppléant lui succède.

Quelle est la fonction des suppléants?
Outre les membres ordinaires, des membres suppléants sont également élus ou désignés. Si un membre quitte le conseil de fondation en cours de mandat, un membre suppléant lui succède et assume le mandat pour la durée restante du mandat. La composition paritaire du conseil de fondation reste ainsi garantie.

Depuis de nombreuses années, la société POLYAS Schweiz GmbH sise à Saint-Gall soutient Swiss Life dans l’organisation d’élections électroniques.

Grâce à la solution d’e-voting utilisée, les élections peuvent se dérouler de manière sûre, compréhensible et efficace sur Internet. Des exigences élevées en matière de protection des données, de sécurité de l’information et de confidentialité du vote sont remplies.